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工程档案如何管?这3家医院的方法帮你摆平~

中国医院建筑与装备 来源:中国医院建筑与装备  2017-06-27

相对于其他工程项目来说,医院工程项目具 有 其 自身的特殊性,建设的质量要求高、项目投资大、建设类型较多等,因此,在建设的过程中,会产生 各种各样的资料。这些资料记录形式多样、来源较广、内容复杂,是医院项目档案管理的难点和重点。

青岛大学附属医院
(一)事前管理
 事前管理就是要在工程立项之初进行全盘计划,保证工程各阶段的各种文件和记录的完整有效,使每个文件都能在工作中起到作用。档案管理人员还应在每个工作环节中落实建筑工程档案管理。
立项之初,该院依据之前基建档案管理办法,对该工程的档案管理制定了档案管理计划,并派专人进行负责。
(二)事中管理
事中管理就是在项目建设过程中将所有文件、图纸、音像等档案资料采取合理的管理方式进行控制,并且建立属于医院专有的档案编码体系。
科研综合楼立项期间,工作人员负责收集各种资料,包括会议纪要、审批文件、院内关于该项目的重大事件和要求,对项目资料进行实时记录收集,为以后的管理提供保证。在项目进入设计阶段后,设计方向、目的便清晰可见。
在规划审批阶段、消防审核、图纸审核及专项审核中,相应地产生了各种各样的资料,根据文件和图纸的性质进行分类收集,同时电子存档。
进入控制价的编制工作及施工招标阶段后,需要办理的手续增加,借阅资料的工作也越来越多,为确保资料的完整性,我们制定了严格的借阅制度,借出的资料可追溯到人,如此严格的管理,使得科研综合楼项目的资料无一缺失。
(三)事后管理
竣工后,施工单位进入了竣工资料的编制工作,同时该院的工程档案管理人员也进入资料整理入档阶段,除了施工单位编制的竣工资料外,我们还将前期一些重要决策、会议纪要、材料批价、往来文函等资料整理完整,为以后维修、检查、参考等提供方便。
在整个科研综合楼建设工程档案资料的管理中,我们严格执行管理规定,不随意涂改,并按照工程进度同步进行收集、整理、移交,确保工程档案资料真实可靠。需要多方签认的资料文件由责任单位负责,并且签字盖章齐全,确保内容完整真实。同时,该院紧随科技发展,将档案管理工作和信息科技化管理办法结合运用。
在该工程进行过程中,管理人员积极参加工程档案学习班,不但学习到更好的管理经验,还将先进的管理办法和先进的科学技术应用到工程档案管理中,同时利用计算机技术,在立项前期、设计阶段、施工阶段、竣工阶段中都将网络应用到档案管理中,并留存相应的电子档案。

华西医院
(一)项目前期到竣工验收的档案管理
从项目决策开始,医院档案管理人员即应着手收集、整理相关资料,以项目为单位专项放置。在收集纸质文件的同时,将重要文件扫描归档,纳入电子档案库。
项目通过招标确定承包单位之后,建设方即通知承包单位相关人员开始注意对档案资料的收集;将档案要求下发给相关人员,并根据每个项目的具体情况和医院要求对相关人员进行简单的培训;同时登记承包单位的相关信息,以便竣工后督促承包单位尽快移交竣工档案。
在工程施工过程中,可在工地例会时随时检查承包单位对资料的搜集、整理情况,保证资料的真实、完整。
(二)档案验收及移交
项目竣工验收后即正式开始所有档案资料的整理归档工作。建设单位档案管理人员将立项报建等建设方资料整理归档,并负责检查总承包、分包和监理等单位的资料。
首先各单位将所有工程资料收集、整理完成后,分卷装盒,不打页码、不装订,交给建设单位档案管理人员进行初步检查,检查主要内容为:资料是否完整,是否有复印件,所有要求签字盖章的内容是否都已填写、盖章,日期是否全部填写,竣工图章是否完整、正确等。若有以上问题,需补充、完善后再进行复查,直到检查合格。
检查合格后进行打页码、编制目录、装订。目录、档案盒应按照医院要求统一格式。
接下来是档案移交,将所有档案移交建设方,并交光盘一张,刻录卷内目录、竣工图等资料;随档案附“资料移交清单”,一式两份,交接完毕双方在清单上签字确认。
为了督促施工单位及时、完整地移交档案资料,应在合同中约定:承包单位档案资料移交完毕并经甲方档案管理人员签字确认后,才能退还质保金。经建设方档案管理人员签字确认的“资料移交清单”可作为依据。
(三)基建项目档案信息化——建立电子档案库
基本建设项目的档案保存方式目前仍以纸质档案为主,但纸质档案有其局限性,存在查阅不便、易损坏、无法永久保存等缺点。故作为补充,建设方应以项目为单位建立电子档案库,从项目决策到方案、立项报建、招投标、施工图设计到竣工验收期间,所有的重要资料,包括各项批复、审查意见等的扫描件、方案、可研环评等文本、竣工图等,均应纳入电子档案库,便于后期查阅。该电子档案库不是正式资料,不用上交城建档案馆或医院档案部门,只作为补充部分由内部保存即可。

常熟第三人民医院
(一)构建管理体系
构建完善的工程建设项目档案 管 理 体 系要 想 让 医 院工程 建 设项目档案管理有序开展,必须有一套有效的指导措施,让档案资料管理和医院的日常运行管理相结合,严格按照 国 家对档案管 理 的 要求 开 展业务。医院要根据 发 展 需 要 完善 档案管 理 规章制度,在确定好工程 建 设单位 后,对 相 关 的 单位 和 人 员 签 订 档案管 理 协 议,严格落实工程项目施工档案管 理,明确各自的责任和义 务,对各方提交的资料,要及时给与归纳和整理,进而提升档案资料的完 整 性。
(二)发挥管理作用
发挥计划管理作用,强化工程项目档案管理职能根据医院工程建设项目的特点,应该始终 从 医 院 建 设 的公 立 性 出 发,应该坚持对 医 院每年 开 工 的 工程 项 目 进 行计 划管 理。对档案 的 监督 检 查、档案业务培训等进行逐步安排,充分的发挥计划管理的作用。
同时,将工程项目档案管理 纳人医院的日常管 理 当中,将管 理 的任务和责任落实到具体的部门和人头,由 此来强 化 医 院工程建设项目档案 的 管 理 职能强 化档案人 员 培训,提 升 管 理人员的业务水在进行医 院工程项 目 建 设档案管理的过程 中,必 须紧跟实 际,制定好单位的 档案管 理 培 训 计 划,在 一定 的 时期 内,根据工作的需要作出有针对性的培训工作,进而从根本上提升工作人员的业务水平。
同时,将培训纳人各个部门的绩效考核当中,在归 档 资料 收集整理阶段,及时开展项目工程档案管理知识的培训,多组织 档案管理交流会等,进 而从 思 想上让全体员工的认识到档案管 理 的 重要性,并积极参与工程项目建设档案管理中去。


文章部分内容来源于《中国医院建筑与装备》杂志

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