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医院档案管理中数字档案的应用价值探讨

曹洪阳 来源:《中国医院建筑与装备》  2020-06-11

一、医院数字档案的应用价值

医院数字档案的应用价值主要体现在以下几个方面:一是,相比纸质档案,数字档案具有操作简单、查找快速、易于管理等诸多优点,不但节约查询时间,还能够有效提高档案的利用率。二是,通过对纸质档案的信息化处理,可有效避免纸质档案因过多借阅而可能发生的丢失、损毁等情况,从而更好地确保档案的安全性、完整性。三是,将纸质档案转化为数字档案后,有利于医院建立数字档案数据库,有效地整合档案资源,当医院须要开展数据分析工作时,能够从库中直接调取相关数据,再借助分析工具快速获得分析结果,为寻找更科学、更恰当的诊疗方案提供数据支持,这能够大大提高医院自身的医疗服务质量和水平,并减少医院的运行成本。


二、数字档案管理存在的主要问题

(一)数字档案管理重视程度不足

数字档案管理工作由于不能为医院带来较为直接的效益,且前期还须要投入一定的资金,使得不少医院领导者及档案管理人员未能对数字档案应用的重要性有一个清晰的认识,医院领导者更愿意将精力和资金投入到具体经营管理活动之中。由于医院管理者的重视程度不足,很容易使得医院的数字档案管理工作停滞不前,这样数字档案管理的价值自然无法在医院发展过程中有效发挥出来。

(三)档案管理制度有待健全

如今信息技术已经在诸多行业和领域获得了较为广泛的应用,并在这些行业和领域中做出了极大的贡献,医院档案管理领域自然也不例外。利用信息技术来将传统的纸质档案转化为数字档案,不但使档案所占据的物理空间变得更小,同时也更有利于档案管理工作的开展。因此数字档案管理是目前我国医院档案管理的主要发展方向。然而从目前来看,虽然有不少医院在推进数字档案管理工作,却还未构建与之匹配的数字档案管理制度,从而使得数字档案管理工作的开展处于无序状态,极大地制约了医院数字档案管理效率及水平的提高。

(三)管理人员专业素养有待提高

数字档案应用价值的提升离不开专业的档案管理人员队伍。然而由于医院管理者对数字档案管理工作重视程度的不足,从而使不少医院在档案管理工作中不愿意在人员教育培训方面下更多功夫,导致档案管理人员在工作的过程中安于现状、因循守旧,不愿意主动去学习新知识、新技能,缺乏数字档案管理的相关知识与技能。


三、数字档案应用价值提升对策

(一)重视数字档案管理

在不少医院的档案管理中,之所以难以推进数字档案这一新的档案管理方式,主要是因为管理者未意识到数字档案的应用价值而导致的。鉴于此,医院管理者应首先将自己的态度转变,重视数字档案管理。要在医院内部通过线上线下结合的方式向全员大力宣传数字档案管理的重要性及必要性,为数字档案管理的推行奠定良好的基础。同时,不论是在定期举办的科研活动中,还是在日常的档案管理工作中,医院的管理人员及医护人员要有意识地运用数字档案管理方式来将相关信息资料存储下来,使得数字档案的应用价值得到直接地体现,让数字档案管理得以顺利推行。

(二)健全档案管理制度

为进一步提升数字档案应用价值,医院还有必要结合数字档案的应用情况,对现有的档案管理制度予以完善,并不断实践,及时针对出现的问题及不足加以完善,使得档案管理制度始终处于健全完善之中,契合医院档案管理发展需要。健全完善的医院档案管理制度在原本的制度上还应当包括:数字档案收集制度、数字档案归档制度、数字档案保管制度以及制定数字档案归档范围、数字档案保管期限等相关规定。相关人员在借阅、利用数字档案的时候,必须符合相关制度要求。比如根据数字档案内容的密级层次对借阅、利用人员进行规定,职位较低的人员不能借阅、利用超出规定的数字档案。针对不是向所有人员开放的数字档案,不能提供拷贝、借阅等,而且相关人员对这类数字档案的整个浏览过程也须要处于有效的监控下。

(三)增强管理人员素质

要想提高数字档案的应用价值,还有一个重要的途径就是要增强档案管理人员的综合素质。基于此,医院须对档案管理队伍加强建设力度,对其实施全面的思想政治教育和职业道德教育,不断提高他们的政治觉悟、职业道德水平,从而更好地完成医院数字档案管理工作。同时,面对数字档案管理工作提出的新要求,档案管理人员自身也应当产生紧迫意识,不断地学习相关知识,提升自身的管理水平,能够熟练运用各种先进的信息管理技能,最终使自己逐渐成长为既能全面掌握医院档案管理专业知识,又能熟练运用各种信息化手段的复合型档案管理人才。


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