中国具有前瞻性的

医院建设导向期刊

期刊

邮局订阅 82-607(邮发代号)

订阅,孔浩 01081138756

订 阅投 稿

240元 / 年(全年12期)

4招,教你管理招投标档案~

李思童 王健青 张雨霏 来源:中国医院建筑与装备  2020-07-09

在医院后勤管理中,招投标档案的管理是档案管理中重要的一环,但实际工作中存在留存档案名录不清、档案留存形式和年限不明及档案管理不够规范等问题。


招投标档案3特征

招投标档案3特性招投标档案3特性

招投标档案不仅记录招投标的过程,同时也是明确法律责任的保证。招投标档案存在三方面的特性:
多样性。医院后勤招投标的合同范围涉及电视电话类、商铺类、药房类、餐饮食堂类、汽车类、物业合同类、环境类、太平间类、供应类和工程类(动力和修建)等10余种合同,涉及整个后勤工作中的方方面面。
系统性。招投标工作具有系统性,相应地产生的各种档案资料也是一个整体。同时,在档案管理过程中,应该具有科学合理的管理流程以及相关的配套制度。

分散性。由于负责招投标的科室不同,在招投标档案管理过程中有部分档案留存在办公室,同时也有部分档案留存在各个科室中,由此导致了档案管理规范不够统一,对档案的管理效率和水平也形成一定制约。


 招投标档案管理存在的问题


针对当前招投标档案的特点,以及档案留存的实际用途(如审计)等,认为当前招投标档案留存存在以下三点问题:
留存档案名录不明确。医院对于档案留存名录没有统一规定,复杂的档案包括近20小项,简单的档案仅包括6小项。由于不同工作、不同部门对档案资料的要求不同,有时会导致院方无法提供所需的档案,从而造成外审和日常管理 中的不便。
档案留存形式和年限不明。目前医院后勤档案的留存形式以纸质版为主,也存在部分招投标文件是电子版的情况。关于档案的留存年限,没有明确规定。

档案管理不够规范。医院在招投标档案管理方面尚无明确的管理细则,如何科学划分档案种类和不同部门的职责,如何提高档案管理和使用的效率,都是困扰工作人员的现实问题。


4个可行性意见

 
档案留存名录。在《政府采购法》中规定采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。虽然对档案留存目录并未有详细的规定,但根据医院后勤实际情况,强制性留存目录应包括:阅办单、三重一大会议纪要、招标文件、评标过程文件(专家签到表、参与单位签到表、招标论证会议纪要、评分表)、投标文件、最终合同。同一类型的项目应形成统一的招投标档案留存目录,以便于管理,并且确保满足使用要求。
档案留存形式。《电子招标投标办法》在2013年5月1日开始施行。这使招投标过程中电子招投标有法可依,方便了档案的电子化留存。在招投标过程中,信息的记录一般以纸质材料为主,可运用扫描仪等设备将纸质材料变成数字化材料,并进行智能化管理。电子化档案的留存对电子信息的安全提出新的要求,可通过档案加密、防火墙和预防入侵等手段加强电子档案的安全性。总之,通过现代化信息手段对招投标档案进行电子化管理,可强化档案的完整性,便于管理。
档案留存年限。档案留存年限说法不一,在相关文件中关于招投标档案留存年限的规定主要有三点。第一,在《政府采购法》中第四十二条规定:采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年;第二,在《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第六十七条中规定:采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年;第三,在工程类招投标档案管理中,目前招投标档案的保存期为5年,但是相关学者认为5年并不能够涵盖所有项目的竣工完成及后续工作,建议延长至15年。
综上所述,在日常档案留存中应以15年为保存年限。
档案管理。档案管理管理过程中除保存纸质资料外,还应保存电子资料,便于查找和智能化管理。同时,运用新技术和新理念,确保档案的完整性和安全性。由此规范管理招投标档案,建立统一的档案管理标准。
(25)
分享到:

相关文章

 

最新评论

 

 

关注微博

扫描二维码或点击

点击加关注

关注微信

扫描二维码或点击

点击加关注

 

《中国医院建筑与装备》 杂志社 未经许可,不得复制、转载 京ICP备05005871号 技术支持:九州科创 

欢迎注册

* 邮箱

* 手机

* 密码

* 确认密码

* 注册类型

* 验证码

看不清?换一张

我已阅读并同意《用户注册协议》

立即注册

已有账号,立即登陆

恭喜您

注册成功

 

 

 

 

开始浏览

欢迎登陆

邮箱

密码

验证码

看不清?换一张

自动登陆忘记密码?

登 陆

没有账号,免费注册

登陆成功

即刻开始浏览

 

 

 

 

开始浏览

密码找回

 

请输入您注册时填写的

邮箱和手机号

 

*邮箱

*手机

 

提 交

返回上级页面

密码重置邮件

已经成功发送

 

 

 

 

前往查看